Как производственная компания (типография) сократила время обработки заказов на 54% с помощью Битрикс24
Отрасль: полиграфия / производство с индивидуальными заказами
Масштаб: 10 сотрудников, ~96 заказов в месяц по одной из воронок
Ручной ввод в 1С на ранних стадиях
Менеджеры вносили каждый заказ в 1С сразу после получения заявки, чтобы получить номер заказа для архива и учёта затрат. Это занимало 20 минут на каждый заказ.
Потери времени на отказных сделках
Из 96 сделок за месяц только 44 доходили до производства. Остальные 52 отсеивались на этапе расчёта или согласования коммерческого предложения. То есть более 17 часов в месяц тратилось на создание заказов в 1С, которые в итоге не пошли в производство.
Задержки передачи между отделами
Заказ передавался из отдела продаж в дизайн (для подготовки макета и расчёта стоимости) только после создания в 1С. Затем — по электронной почте в производственный цех. Из-за ручных операций возникали задержки до нескольких часов.
Ошибки при передаче
При ручном переносе данных случались опечатки в артикулах, количествах и ценах, что приводило к пересчётам и повторным согласованиям.
Сделка как единый контейнер проекта
Все данные, файлы, переписка и задачи привязаны к одной сделке.
Автоматическое создание задач при смене этапа
- При переходе на этап «Дизайн» — задача создаётся дизайнеру (подготовка макета, расчёт стоимости).
- При переходе на этап «В производство» — задача создаётся начальнику цеха с полным перечнем позиций.
Отказ от раннего создания заказов в 1С
Заказ передавался из отдела продаж в дизайн (для подготовки макета и расчёта стоимости) только после создания в 1С. Затем — по электронной почте в производственный цех. Из-за ручных операций возникали задержки до нескольких часов.
Единый архив проектов на диске Битрикс24
Для каждого заказа создаётся папка с ID сделки, где хранятся все версии макетов, чертежей, договоров и актов.
Прозрачность загрузки отделов
Руководитель видит количество активных задач и сроки в реальном времени.
| Показатель | До внедрения | После внедрения | Изменение | |
| Время на ввод заказа в 1С (на 96 заказов) | 1920 мин (32 часа) | 880 мин (14,7 часа) — только для 44 подтверждённых заказов | Сокращение на 54% | |
| Задержки передачи в дизайн и производство | До нескольких часов | Автоматически, секунды | Ускорение в разы | |
| Ошибки при передаче данных | Регулярно (опечатки, несоответствия) | Практически исчезли (передача идёт по цифровым данным из CRM) | Снижение более чем на 80% |
Дополнительный эффект: Менеджеры переключились с рутинного ввода данных на работу с клиентами и расчётами, что повысило конверсию и качество обслуживания.
- Воронка и сделки (пользовательские стадии, привязка файлов и задач).
- Задачи и проекты (декомпозиция, диаграмма Ганта, отчёты по загрузке).
- Бизнес-процессы и роботы (автосоздание задач, уведомления, согласование).
- Диск (единый архив с версионностью и правами доступа).
- Коммуникации (обсуждения в сделках, чаты, календари).
- Отчёты и дашборды (конверсия, загрузка, финансовые показатели).
Мы не интегрировали 1С (7-я версия) с Битрикс24, но оптимизировали процесс:
- Заказ создаётся в 1С только на этапе «Договор подписан» (после одобрения клиентом).
- Для оперативного учёта используем ID сделки как единый идентификатор во всех внутренних коммуникациях.
- При необходимости выгружаем данные из CRM в CSV для ручного импорта в 1С (справочники, итоговые суммы)
- Если клиент вносит изменения после начала производства, мы фиксируем их в дополнительных полях сделки.
- Запускается бизнес-процесс «Согласование изменений»: ответственные получают задачи на пересчёт, корректировку макета и обновление сроков.
- Все изменения сохраняются в истории сделки, что исключает путаницу в версиях.
Раньше мы тонули в рутине: создавали заказы в 1С задолго до подтверждения, тратили часы на согласования. Теперь вся работа идёт в Битрикс24 — прозрачно, быстро, без потерь. Команда вздохнула свободно
Николай
Зачем это нужно
Многие компании дублируют заказы в 1С на ранних стадиях, чтобы получить номер заказа. Это занимает до 20 минут на каждый заказ, а половина заказов потом отменяется. Мы предлагаем перенести создание заказа в 1С на самый последний этап — когда заказ гарантированно пойдёт в производство или отгрузку.
Когда НЕ нужно создавать заказ в 1С
Не создавайте заказ в 1С на этапах:
- Заявка
- Расчёт стоимости
- Подготовка коммерческого предложения
- Согласование макета / чертежа
- Переговоры по условиям
Когда создавать заказ в 1С (и какой номер использовать)
Создавайте заказ в 1С только после выполнения всех условий:
- Клиент подписал договор (или направил гарантийное письмо).
- Согласованы все технические детали (макет, чертёж, состав заказа).
- Получено подтверждение оплаты (если требуется).
- В Битрикс24 сделка переведена на этап «Договор подписан» или «Готово к производству».
Этот ID становится единым идентификатором для всех внутренних коммуникаций (задачи, диск, переписка).
Что именно переносить в 1С (минимальный набор)
Чтобы не тратить время на лишние данные, переносите только то, что нужно для учёта и производства:
- ID сделки из Битрикс24 (как номер заказа).
- Клиент (название, УНП, контактное лицо).
- Состав заказа (номенклатура, артикулы, количество, цена).
- Сроки (дата отгрузки / производства).
- Особые условия (если есть — например, срочность, маркировка).
Как организовать процесс (чтобы не забыть)
- Назначьте ответственного за создание заказов в 1С (например, бухгалтер или администратор). Не давайте эту задачу менеджеру по продажам — он должен продавать, а не вводить данные.
- Настройте в Битрикс24 бизнес-процесс или робота: при переходе сделки на этап «Договор подписан» автоматически создаётся задача для ответственного с текстом: «Создать заказ в 1С по сделке №[ID]».
- Задача должна содержать ссылку на сделку, чтобы ответственный видел все данные в один клик.
- Контролируйте срок: заказ в 1С должен быть создан в течение 1 рабочего дня после перехода на этап.
Чек-лист перед созданием заказа в 1С (повесьте рядом с рабочим местом)
- Договор подписан обеими сторонами?
- Клиент согласовал макет / чертёж / спецификацию?
- Все изменения внесены в сделку Битрикс24?
- Есть подтверждение оплаты (если требуется)?
- В сделке указан ID, который мы перенесём в 1С?
- Сроки отгрузки согласованы с производством?
Как быть, если клиент вносит изменения после создания заказа в 1С
Не удаляйте заказ в 1С. Внесите изменения как дополнительное соглашение или создайте новый заказ с пометкой «Изменение №…».
В Битрикс24 зафиксируйте изменения в сделке (добавьте комментарий, обновите состав).
Создайте задачу на пересчёт и обновление данных в 1С.
В 1С укажите в комментарии: «Изменение к заказу №[ID сделки] от [дата]».
Что делать, если заказ отменился после создания в 1С
Если заказ уже создан в 1С, но отгрузка не состоялась — аннулируйте заказ в 1С (статус «Отменён»).
В комментарии укажите причину и ссылку на ID сделки.
В Битрикс24 закройте сделку с причиной отказа — это поможет в будущем анализировать конверсию.
Главный принцип
Битрикс24 — для оперативной работы. 1С — для учёта.
Создавайте заказ в 1С только тогда, когда сделка подтверждена и готова к производству.
Используйте ID сделки как связующий номер — так вы избежите путаницы и сэкономите до 30% времени на рутинных операциях.
Если у вас остались вопросы
Мы в БизнесПорядок всегда готовы помочь настроить процессы под ваш бизнес.
Свяжитесь с нами — и мы покажем, как автоматизировать передачу данных между отделами без интеграции с 1С.
— Бесплатные Сайты и CRM.